Работа с дубликатами в MS Excel

Анатолий Опарин / май, 2019

Давайте познакомимся с возможностями MS Excel в деле поиска дубликатов строк или дубликатов фрагментов строк. Вообще, что можно сделать со строками, в которых есть дублирующиеся данные:

• удалить (при этом строки удаляются реально и нумерация оставшихся оригинальных строк остается непрерывной);
• скрыть (при этом высота строк с дубликатами становится равна нулю, но из документа они не исчезают);
• выделить (дубли строк подсвечиваются цветом или выделяются иным способом форматирования).

Удалить дубликаты

1. Поместите курсор мыши в диапазон ячеек, который является таблицей, нуждающейся в удалении дубликатов.
2. Откройте панель меню «Данные».
3. Нажмите на кнопку (Удалить дубликаты) в разделе «Работа с данными».
4. В появившемся окне оставьте галочки только напротив тех названий столбцов, которые участвуют в поиске дублирующих данных. Имеется в виду, что если вы оставили, например, первые два столбца с галочками, то дублями будут считаться совпадающие пары ячеек – ячейка первого и ячейка второго столбца должны совпадать в разных строках.
5. Нажмите на кнопку [OK].
6. Произойдет поиск и удаление дубликатов с выводом статистики – сколько дублирующихся строк удалено и сколько оригинальных осталось.

Процедура удаления дубликатов показана на схеме:

В этом примере пользователь Excel захотел оставить в таблице только оригинальных сотрудников (Фамилия+Имя) в независимости от того, сколько у него детей.

Скрыть дубликаты

Сразу стоит заметить, что механизм сокрытия дубликатов без удаления рассматривает всю строку без дробления ее на ячейки. Поэтому, в нашей тестовой таблице искусственно введем полные дубликаты строк.

1. Откройте панель меню «Данные».
2. Нажмите кнопку «Дополнительно» в разделе «Сортировка и фильтр».
3. Поставьте курсор в поле «Исходный диапазон» и введите адрес диапазона таблицы (можно мышью выделить).
4. Поставьте галочку напротив «Только уникальные записи».
5. Нажмите на кнопку [OK].
6. Дубли строк будут скрыты, оригинальные останутся, нумерация строк нарушится.

Чтобы вернуть дубликаты на место нажмите кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».

Выделить дубликаты

1. Выделите диапазон.
2. Откройте панель меню «Главная».
3. Нажмите на кнопку (Условное форматирование) в разделе «Стили».
4. В списке «Правила выделения ячеек» выберите «Повторяющиеся значения». Откроется модальное окно.
5. В левом ниспадающем списке выберите «повторяющиеся».
6. В правом ниспадающем списке выберите вариант форматирования.
7. Нажмите [OK].
8. Выделенными окажутся дубликаты каждого столбца.

Уже на этапе п.6 подсветка произойдет и вы сможете ее закрепить по кнопке [OK] или проигнорировать по кнопке [Отмена].

Также на этапе п.6 можно выбрать вариант «Пользовательское форматирование», что позволит вам воспользоваться всем спектром возможностей форматирования ячеек.

Удаление правила. Свершенную подсветку можно отменить, удалив правило. Это можно сделать по кнопке «Условное форматирование». В подразделах этого пункта можно выбрать «Удалить правила из выделенных ячеек» или «Удалить правила со всего листа».

Если правил условного форматирования на листе или в диапазоне много, то наглядней удалить какое-то правило через «Условное форматирование» ➜ «Управление правилами». В открывшемся окне вверху выбрать «Этот лист», потом выделить искомое правило и вверху окна нажать кнопку «Удалить правило»:

(При перепечатке ссылка на оригинал статьи обязательна)